Datenschutzhinweise: Anwendung BitHive Reporting Desk

Version 3.4 · Oktober 2026 · Ersetzt Version 3.3. Änderungen: Module für Vorfälle und Datenschutzverletzungen (2); Zahlung per Überweisung, Aufbewahrung von Buchungsbelegen (3); Aufzeichnungen zu Tarifgrenzen nach Testphasen (3a). Diese Hinweise gelten für die Anwendung unter app.bithive-it.com und ihre API. Für die Website bithive-it.com gilt die dortige Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

BitHive UG (haftungsbeschränkt), Heisenbergstraße 3, 10587 Berlin, vertreten durch den Geschäftsführer Alireza Khalili. E-Mail: contact@bithive-it.com.

2. Wer für welche Daten verantwortlich ist

Unsere Kunden verwalten in der Anwendung ihre Produkte, Software-Stücklisten, Schwachstellenfälle, Aufzeichnungen zu Vorfällen und Datenschutzverletzungen sowie Meldungstexte und entscheiden, wer in ihrer Organisation die Anwendung nutzt. Für personenbezogene Daten, die Kunden und ihre Nutzer in die Anwendung eingeben, ist der Kunde Verantwortlicher; wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Wenn Sie Nutzer eines Kundenkontos sind, wenden Sie sich zu Ihren Rechten bezüglich dieser Daten bitte an diesen Kunden; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Für die in den Abschnitten 3 bis 5 und 9 beschriebenen Verarbeitungen sind wir Verantwortlicher.

3. Kundenvertrag, Bestellung und Zahlung

Wir verarbeiten Namen, geschäftliche Kontaktdaten und Rechnungsangaben der Ansprechpartner unserer Kunden, um den Vertrag zu schließen und durchzuführen und zum Vertrag zu kommunizieren. Diese Daten erhalten wir von Ihnen oder Ihrem Unternehmen bei der Bestellung, von unserem Zahlungsdienstleister und, bei Überweisungen, von unserer Bank.

Wir verkaufen den Dienst selbst und stellen die Rechnungen aus. Zahlungen wickelt unser Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland („Stripe“) ab. Ihre Zahlungsdaten geben Sie unmittelbar auf einer Zahlungsseite von Stripe ein; vollständige Karten- und Kontonummern (IBAN) erhalten wir nicht. Wir übermitteln Stripe den Firmennamen, die Rechnungsanschrift, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die E-Mail-Adresse für Rechnungen sowie Beträge und Daten der Belastungen. Von Stripe erhalten wir den Status von Zahlungen und Abonnements, die Kartenmarke, die letzten vier Ziffern und das Ablaufdatum der Karte bzw. bei Lastschrift die letzten vier Ziffern der IBAN und die Mandatsreferenz sowie Kennungen der Transaktionen. Zahlen Sie mit Apple Pay, Google Pay oder Link, verarbeitet auch der Anbieter dieses Dienstes Ihre Zahlungsdaten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen; wir erhalten dieselben Angaben wie bei einer Kartenzahlung. Stripe verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag zur Ausführung von Zahlungen und zur Erstellung und Versendung von Rechnungen sowie als eigenständig Verantwortlicher zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten, etwa nach dem Geldwäscherecht, nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen (stripe.com/de/privacy). Stripe kann Daten an die Stripe, LLC in den USA übermitteln. Grundlage dafür sind das EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und für Ansprechpartner von Geschäftskunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Durchführung von Verträgen mit Unternehmen); für gesetzliche Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Ausstellung von Rechnungen (§ 14 UStG).

Aufbewahrung:

Nach Vertragsende bewahren wir originalgetreue Kopien der Bestell-, Tarifänderungs- und Kündigungsbestätigungen sowie der Nachrichten auf, die den Vertrag schließen, ändern oder beenden.
Wir bewahren außerdem die Nachweise über die Annahme unserer AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags auf (Fassung, Zeitpunkt, Kontokennung, Name und E-Mail-Adresse des annehmenden Nutzers) sowie ein Mindestverzeichnis des Vertrags (Kontokennung, Firmenname, Kennungen bei unserem Zahlungsdienstleister, Tarif, Beträge, Daten).
Diese Unterlagen bewahren wir sechs Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres auf, in dem sie versandt oder erstellt wurden (§ 257 HGB, § 147 AO). Sie werden getrennt gespeichert, sind nur unserem Geschäftsführer zugänglich und werden nur für handels- und steuerrechtliche Pflichten und zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen verwendet (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f, Art. 17 Abs. 3 lit. b und e DSGVO).
Rechnungen, Gutschriften und andere Buchungsbelege, etwa die Auszahlungsberichte unseres Zahlungsdienstleisters, bewahren wir acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden, und länger, soweit und solange sie für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 14b UStG, § 147 AO).

Bevor wir eine Bestellung freischalten, gleichen wir den Firmennamen mit den Sanktionslisten der Europäischen Union ab (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den EU-Sanktionsverordnungen). Bei einem möglichen Treffer prüfen wir diesen manuell und bewahren das Ergebnis fünf Jahre als Nachweis auf.

Zahlen Sie per Überweisung, erhalten wir von unserer Bank den Namen des Zahlenden, IBAN und BIC des zahlenden Kontos, den Betrag, das Datum und den Verwendungszweck und nutzen diese Daten, um die Zahlung der Rechnung zuzuordnen, für Erstattungen und für unsere Buchhaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO); Ihre Bank und unsere Bank verarbeiten diese Daten als Zahlungsdienstleister in eigener Verantwortung, und wir bewahren Kontoauszüge als Buchungsbelege acht Jahre auf (§ 147 AO).

3a. Eine Testphase je Unternehmen

Um die kostenlose Testphase nur einmal je Unternehmen anzubieten, prüfen wir bei der Registrierung, ob bereits ein Konto mit derselben Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder derselben E-Mail-Domain besteht oder eine Testphase genutzt hat. Dazu gleichen wir diese Angaben mit den Daten bestehender Konten ab. Wird ein Konto gelöscht, speichern wir nur einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Hashwert (HMAC) seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und seiner E-Mail-Domain (keinen Firmennamen, keine anderen Kontodaten), damit ein Unternehmen, das eine Testphase genutzt hat, keine zweite beginnen kann. Wir löschen diese Hashwerte mit Ablauf des dritten Kalenderjahres nach der Löschung. Sie können dieser Verarbeitung widersprechen (Abschnitt 7). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, einen Missbrauch der kostenlosen Testphase zu verhindern.

Aufzeichnungen zu Tarifgrenzen nach Testphasen. Jedes Mal, wenn ein Konto, das eine Testphase hatte, die Höchstzahl an Produkten seines Tarifs erreicht, während der Testphase oder danach, speichern wir die Kennung des Kontos, den Beginn der Testphase und den Zeitpunkt, zu dem die Grenze griff. Diese Aufzeichnungen bewahren wir auch nach Löschung des Kontos auf. Wir nutzen sie nur, um unsere Testphasen und Tarifgrenzen auszuwerten, etwa wie oft ein Konto, das eine Testphase hatte, die Grenze seines Tarifs erreicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Auswertung und Verbesserung der von uns angebotenen Testphasen und Tarife. Wir löschen jede Aufzeichnung 12 Monate nach Beginn der Testphase.

3b. Supportanfragen

Wenn Sie an unsere Support-Adresse schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht, um sie zu beantworten. Das Postfach wird in unserem Auftrag von der STRATO GmbH, Berlin, auf Servern in Deutschland gehostet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage den Vertrag betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von an uns gerichteten Anfragen). Wir löschen Support-E-Mails spätestens zwei Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Anfrage abgeschlossen wurde, sofern sie keine Geschäftsbriefe nach Abschnitt 3 sind.

4. Sicherheit und Betrieb der Anwendung

Bei der Nutzung der Anwendung oder der API erfassen unsere Server technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Ergebnisstatus und bei angemeldeten Nutzern die Nutzerkennung. Wir verwenden diese Daten, um die Anwendung zu betreiben, Angriffe und Missbrauch zu erkennen und abzuwehren und Fehler zu untersuchen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der Anwendung). Die Daten werden nach 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

5. Anmeldung und Cookies

Sie melden sich ohne Passwort an, über einen per E-Mail versandten Einmal-Link. Nach der Anmeldung setzt die Anwendung ein einziges Cookie, das Sie angemeldet hält. Es ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird bei der Abmeldung, spätestens aber nach 14 Tagen gelöscht. Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies. Zur Zahlung leitet die Anwendung Sie auf eine Zahlungsseite weiter, die Stripe auf seiner eigenen Website bereitstellt und für die die Bedingungen und Datenschutzhinweise von Stripe gelten (Abschnitt 3). Im Übrigen lädt die Anwendung keine Inhalte von Dritten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Anmeldedaten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder, für Nutzer von Kundenkonten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Zugang zu dem vom Kunden gebuchten Dienst).

6. Empfänger und Hosting

Die Anwendung wird ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland von unserem Hosting-Anbieter Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, betrieben. E-Mails (Anmeldelinks und Benachrichtigungen) versendet der E-Mail-Dienstleister Scaleway SAS, Paris, Frankreich, der sie in Rechenzentren in der Europäischen Union verarbeitet. Unsere E-Mails enthalten keine Zählpixel und keine nachverfolgten Links. Unser Support-Postfach hostet die STRATO GmbH, Berlin, auf Servern in Deutschland. Alle drei handeln in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen. Unser Zahlungsdienstleister Stripe erhält die in Abschnitt 3 beschriebenen Daten, teils in unserem Auftrag, teils als eigenständig Verantwortlicher. Richtet ein Kunde Alarmkanäle wie Slack, Microsoft Teams oder einen Webhook ein, werden Alarmnachrichten auf seine Weisung an die von ihm gewählten Ziele gesendet.

Die in der Anwendung gespeicherten Daten verbleiben in Deutschland; wir übermitteln sie nicht in Länder außerhalb der Europäischen Union.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen (Art. 21). Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an contact@bithive-it.com.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

8. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.

9. Löschung

Löschung des Kontos. Löscht der Inhaber des Kontos Ihres Unternehmens das Konto, wird die Löschung 14 Tage später wirksam. Bis dahin kann sich nur der Inhaber anmelden, um die Daten zu exportieren oder die Löschung zu widerrufen.
Was gelöscht wird. Mit Wirksamwerden der Löschung werden alle Daten des Kontos einschließlich des Protokolls gelöscht.
Sicherungen. Sicherungskopien werden spätestens 35 Tage nach der Löschung überschrieben.
Was wir aufbewahren. Nur die in Abschnitt 3 beschriebenen Unterlagen, die in Abschnitt 3a beschriebenen Hashwerte sowie einen Eintrag ohne personenbezogene Daten, dass und wann das Konto gelöscht wurde.
Nicht abgeschlossene Bestellungen werden sieben Tage nach ihrer letzten Änderung gelöscht.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der in den Abschnitten 3 bis 5 beschriebenen Daten ist für den Vertragsschluss und die Nutzung der Anwendung erforderlich; ohne sie können wir die Anwendung nicht bereitstellen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

Diese Hinweise liegen in deutscher und englischer Sprache vor.